Administration

Lean Administration – mehr als nur aufgeräumte Schreibtische


Lean Administration

In der Produktion ist der „Schlankheitstrend“ längst angekommen und hat dort zahlreiche Anhänger und Befürworter gefunden. Nicht zuletzt, weil die Erfolge deutlich sind und die Vorteile sich herumgesprochen haben. In den administrativen und indirekten Bereichen schlummert nach wie vor großes Potenzial: Die Arbeitsproduktivität liegt hier häufig bei unter 50 %. Die Ursachen dafür sind vielfältig: nicht hinreichend definierte Prozesse, unklare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, viele unnötige E-Mails, unstrukturierte Besprechungen, redundante Arbeiten, fehlende Hilfsmittel oder unzureichende IT-Systeme.

Offener und versteckter Verschwendung ist in den indirekten Bereichen von Unternehmen und Organisationen sowie in öffentlichen Verwaltungen bei weitem nicht in dem Ausmaß zu Leibe gerückt worden, wie dies in den Produktionsbereichen der Fall ist. Bewährte Methoden aus der Produktion lassen sich allerdings nicht eins zu eins auf administrative Prozesse übertragen, Kapazitätsermittlungen sind nicht abhängig von Stückzahlen, da hier Informationen verarbeitet werden.

Wer glaubt, aufgeräumte Schreibtische und übersichtliche Ablageschränke seien die erschöpfenden Merkmale einer schlanken Administration, der irrt. Kennzeichen einer wertstromorientierten Organisation sind vielmehr flexible Abläufe mit möglichst kurzen Durchlaufzeiten sowie definierten Schnittstellen. Dies führt zu mehr Verlässlichkeit und damit zu höherer Termintreue für die Kunden. Wird ein Fehler entdeckt, wird er sofort beseitigt. Durch die gelebte Fehlerkultur wird nicht mehr stundenlang nach einem Schuldigen gesucht, sondern der Fehler als Chance wahrgenommen, die Abläufe weiter zu verbessern. Sämtliche Optimierungsschritte werden durch geeignete Methoden nachhaltig gesichert. Die schnelle Bearbeitungs- und Durchlaufzeit bei geringeren Kosten und fehlerfreien Ergebnissen führt dazu, dass die Kunden die Qualitätssteigerung wahrnehmen, was sich positiv auf die Kundenbindung und somit auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirkt. In öffentlichen Verwaltungen führen Bürokratieabbau und Effizienzsteigerung zu erlebbarer Bürgernähe.

Unsere Lean-Berater kennen die neuralgischen Punkte in den administrativen Abläufen. Sie wissen, welche Methoden einzusetzen sind, um die Potenziale für die Steigerung der Wertschöpfung zu identifizieren, zu bewerten und zu erschließen. – Ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch lohnt sich auf alle Fälle.


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