METHODEN

Lean Methoden

Funktionendiagramm


Lean-Starterpaket 2022

Abstrakt formuliert: In einem Funktionendiagramm werden Strukturen der Aufbauorganisation Aufgaben der Ablauforganisation zugeordnet. In der Darstellung ergibt sich so ein zweidimensionales Organigramm in Form einer Matrix, die auch Funktionsmatrix oder activity distribution chart genannt wird.

Zu den Strukturen der Aufbau- oder Projektorganisation gehören Funktionsträger, Stellen oder Rollen. Die beteiligten Personen oder Personengruppen werden horizontal – hierarchisch oder nach Organisationsschema – mit ihrer Funktion aufgeführt. Vertikal aufgeführt wird der Workflow: die Abfolge der in Aufgabenpakete oder Teilaufgaben zerlegten Tätigkeiten, die im Rahmen des ordentlichen Geschäftsgang oder eines Projekts bewältigt werden müssen. Daraus ergibt sich eine zweidimensionale Matrix.

Die einzelnen Felder der Matrix geben die Funktionen, also die Beziehungen des jeweiligen Aufgabenträgers zu einer Aufgabe, an: die konkreten Handlungen, die er auszuführen hat, oder die Kompetenzen und Rechte, über die er an dieser Stelle verfügt. Das Funktionendiagramm gibt damit in der vertikalen Leserichtung die Gesamtfunktion eines Aufgabenträgers an und in der horizontalen die Funktionen, die zur Erledigung einer Einzelaufgabe notwendig sind. Die Spalten können damit als Basis für Stellenbeschreibungen genutzt werden. Im Gegensatz zu dieser enthält ein Funktionendiagramm weniger Informationen über die Aufgaben der einzelnen Stelle, gibt aber eine Übersicht über die beteiligten Stellen.

Die Matrix wurde 1929 von dem niederländischen Maschinenbauingenieur und Organisationsberater Prof. Ernst Hijmans zusammen mit seiner Frau Eva entwickelt, inspiriert vom „Scientific Management“-Konzept Frederick Winslow Taylors. Hauptvorteil der grafischen Übersicht ist die transparente Darstellung der Funktions- und Kompetenzverteilung auf organisatorische Stellen zur Erfüllung bestimmter Aufgaben. Ein weiterer Vorteil ist ihre Skalierbarkeit: Es können ebenso gesamthaft Organisationen abgebildet werden wie Projektteams. Auf jeder Projektionsebene verschafft eine solche Matrix einen Überblick über das Zusammenwirken aller Beteiligten.

Aufbau der Matrix

Horizontal aufgeführt werden die beteiligten Stellen bzw. Rollen, vertikal die Aufgaben in ihrer Reihenfolge. Die sich daraus ergebenden Felder der Matrix werden mit Kürzeln versehen, die für die jeweiligen Aktivitäten bzw. Funktionen stehen. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über mögliche Bezeichnungen.

Aktivität / Funktion

Als Beispiel für eine Abteilung und eine Projektgruppe können die beiden folgenden Matrizen angesehen werden.

Beispiel Abteilung:

Abteilung

Der Abteilungsleiter ist bei den Aufgaben 1 bis 4 zuständig für die Planung, die Gesamtleitung, die Entscheidung über die Ausführung und die Kontrolle. Die fachliche Leitung übernimmt bei Aufgabe 1 die Kontrolle, plant die Aufgaben 2 und 4 und bearbeitet selbst Aufgabe 3. Der Sachbearbeiter bearbeitet die Aufgabe 1 und 4 und übernimmt die Kontrolle bei Aufgabe 2. Die Aushilfe bearbeitet die Aufgaben 2 und 4.

Werden verschiedene Abteilungen oder Fachstellen einbezogen, können auch kooperative Prozesse abgebildet werden. Beispielsweise verteilen sich dann die Kompetenzen über Entscheidungen oder Leitungsbefugnisse über die gesamte Matrix. Horizontal könnte unterschieden werden in Geschäftsführung, Buchhaltung, Personalabteilung, Marketing, Produktion und Vertrieb, vertikal in Prozesse wie Controlling, Beschaffung, Lagerhaltung, Vertrieb.

Beispiel Projekt:

Projekt

Der Auftraggeber als Initiator des Projekts entscheidet über die Aufnahme des Vorhabens und den Abschluss, wird ansonsten aber nur über (Zwischen-)Ergebnisse informiert. Der Projektleiter übt überwiegend Leitungs- und Kontrollfunktionen aus und informiert die Mitglieder des Projektteams. Diese bearbeiten, je nach Qualifikation, die unterschiedlichen Arbeitspakete oder sind beratend tätig.

Regeln bei der Erstellung eines Funktionendiagramms

Beim Erstellen eines Funktionendiagramms sollen die folgenden Regeln eingehalten werden, damit die Aussage eindeutig und der Informationsgehalt nicht beeinträchtigt wird:

  • Es werden nur einzelne Arbeitspakete oder Tätigkeiten aufgelistet.
  • Die Verantwortung für ein Arbeitspaket darf nur einer Rolle zugeordnet werden.
  • Die Leitung übernimmt nur Planungs-, Steuerungs-, Kontroll- und wichtige Informationsaufgaben.
  • Aufgaben werden nach Kompetenz und möglichst gleichmäßig verteilt. Aussagekräftig ist hier beispielsweise der Stellenplan bzw. die Stellenbeschreibung.
  • Bei Projekten sollte der Auftraggeber möglichst nur als Entscheider einbezogen werden.

Vorteile und Nachteile eines Funktionendiagramms

Der prinzipiell einfache Aufbau der Matrix und die klare Gliederung und Zuweisung von Aufgaben zu bestimmten Positionen hat unter anderem diese Vorteile:

  • Kompetenzen werden strikt abgegrenzt, Konflikte somit vermieden.
  • Aus der Stellenbeschreibung ergeben sich Vorgaben für die Stellenbesetzung und die Personalentwicklung.
  • Mängel in der Organisation werden sichtbar; hier kann die Organisationsentwicklung ansetzen.
  • Der Aufwand bei Änderungen ist gering.

Diesen Vorteilen stehen wie immer auch Nachteile gegenüber:

  • Die Arbeitspakete müssen sauber abgegrenzt und zugeordnet werden.
  • Die starke Formalisierung kann zu einer Überorganisation führen.
  • Die schematische Darstellung als Matrix bildet keine Details ab.
  • Das starre Schema kann zum Motivationsverlust bei den Beteiligten führen und die Kreativität herabsetzen.

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