Ablauforganisation

Das Management ist gefragt, die zeitlichen und räumlichen Abläufe so zu gestalten, dass alle Arbeitsgänge perfekt ineinandergreifen und keine unproduktiven Leerlaufzeiten entstehen, die eine Form der Verschwendung darstellen. Dazu ist der gesamte Betriebsprozess in einzelne Teilprozesse zu zerlegen, in Bezug auf ihre optimale Reihenfolge zu prüfen und anschließend zu koordinieren, damit sie als etablierte Prozesse mit minimalem Aufwand zu steuern sind.

Der Ablaufprozess in Organisationen lässt sich allgemein als Wertschöpfungskette oder als Flussdiagramm darstellen, auch als Ablauf eines (Bestell-)Prozesses in der Aufbaustruktur.

• Beispiel für Flussdiagramm

Flussdiagramm: Organisation des Ablaufs einer Bestellung in der Aufbaustruktur

Ziel der Ablauforganisation ist, die vorhandenen Kapazitäten in allen Bereichen der Organisation optimal zu nutzen, um so die Bearbeitungs- und Leerlaufzeiten sowie die Produktions- und Durchlaufkosten zu minimieren. Dabei ist auf eine humane und ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze und -bedingungen zu achten, um Belastungen für die Mitarbeitenden zu reduzieren.

Als Basis für die Erstellung der Ablauforganisation dienen Ablaufpläne. In ihnen sind alle für die Wertschöpfung wichtigen Elemente aufgeführt. Dies beinhaltet:

• die klare Gliederung des Produktionsprozesses in einzelne, überschaubare und sinnvolle aufeinander folgende und parallel auszuführende Arbeitsschritte;

• die zeitliche Planung mit den Anfangs- und Endterminen;

• die Verdeutlichung von Abhängigkeiten zwischen Arbeitsschritten;

• die Berücksichtigung der personellen, räumlichen und finanziellen Ressourcen.

Als Hilfsmittel können in der Ablauforganisation beispielsweise Checklisten, Arbeitsanweisungen, Meilensteinplanungen und die Netzplantechnik eingesetzt werden.

Generell ist die Abstimmung aller Prozesse in einer Organisation im Sinne einer Ablauforganisation nur dann sinnvoll, wenn die Wertschöpfungskette regelmäßig sich wiederholende Vorgänge, also Routineprozesse umfasst. Kreativbereiche brauchen Freiräume und sollten nicht zu stark durch Vorgaben eingegrenzt werden. Zudem muss die Ablauforganisation Raum bieten, um sowohl flexibel auf sich ändernde Kundenwünsche und organisatorische Rahmenbedingungen reagieren zu können als auch eine offene Fehlerkultur (Kaizen) und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) mit entsprechender Beteiligung der Mitarbeitenden zuzulassen und damit beispielsweise den Lean-Management-Ansatz zu ermöglichen.