A3-Methode

Der A3-Methode, auch A3-Report genannt, ist ein Formular auf einem DIN-A3 Blatt. Mit dem A3-Report werden im Qualitätsmanagement Probleme identifiziert und Lösungen entwickelt, die der Prozessoptimierung dient. Neben Texten enthält sie auch Diagramme und andere grafische Elemente, um Informationen anschaulich darzustellen und ein vertieftes Verständnis von Zusammenhängen zu ermöglichen.

Mit dem A3-Report lernen Mitarbeiter, Probleme selbst zu erkennen, zu analysieren und zu lösen. –Ganz im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung (KVP). Das Besondere am A3-Report ist, dass er den Denkprozess zur Problemlösung transparent macht, da die Anwender die einzelnen Analyse- und Handlungsschritte zur Problemlösung nacheinander durchlaufen, so die Problematik besser verstehen und nachhaltige Lösungen für ein Problem entwerfen und realisieren können.

Der A3-Report geht auf den Wirtschaftsingenieur Joseph M. Juran zurück. Er empfahl vor circa 60 Jahren japanischen Topmanagern, Problemlösungen, Entscheidungsgrundlagen und Strategien aus Gründen der Übersichtlichkeit auf einem Blatt Papier darzustellen. Toyota folgte diesem Rat und wählte hierfür das DIN-A3-Format – daher der Name.

Struktur des A3-Reports

Beim Lösen eines Problems und Implementieren eines neuen Standards werden sieben Schritte durchlaufen. Auf der linken Seite des Formblatts stehen die vier Analyseschritte, die sich auf die Plan-Phase des PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act), auch Demingkreis genannt, beziehen. Die rechte Seite spiegelt die Do-, Check- und Act-Phasen (Ausführung, Überprüfung, Eingreifen) des PCDA-Zyklus wider.

Die Analyseschritte im Einzelnen:

1. Hintergrund: Hier werden das Problem und dessen Auswirkungen in Bezug auf das Erreichen eines Unternehmensziels für alle involvierten Personen klar und verständlich formuliert. Die Bedeutung des Problems und der Grund der angestrebten Problemlösung müssen nachvollziehbar sein.
2. Aktuelle Situation: Die Beschreibung des Ist-Zustands enthält detaillierte Fakten, meist in Form von leicht verständlichen, grafischen Elementen (Bilder, Grafiken, Diagramme, Tabellen, Hervorhebungen), um die Relevanz des Problems für das Unternehmen sichtbar zu machen, seinen Entstehungsort zu identifizieren und mögliche Hürden bei dessen Beseitigung aufzuzeigen.
3. Zielzustand: Der angestrebte Soll-Zustand muss klar als Ziel definiert werden. Die Zielvorstellung erleichtert die Umsetzung der Maßnahmen zur Problembehebung und führt zu effektiveren Lösungen, da Beteiligte schon beim Erstellen eines Maßnahmenplans verschiedene Ansätze miteinander anhand von Kennzahlen zur Zielerreichung vergleichen und hinterfragen können, ob sie zur Zielerreichung geeignet sind.
4. Ursachenanalyse: Ziel der Ursachenanalyse ist es, die Faktoren zu ermitteln, die einen direkten Einfluss auf das Problem haben. Aus den Einflussfaktoren lassen sich Ansatzpunkte für wirksame Maßnahmen erkennen. Bei der Ursachenanalyse hilft häufig ein Fischgräten-Diagramm (auch nach seinem Entwickler Ishikawa-Diagramm genannt), mit dem die möglichen Problemursachen gesammelt werden.
5. Gegenmaßnahmen: Hier werden alle Maßnahmen aufgelistet, die zur Beseitigung der Problemursachen und zur langfristigen Verbesserung des Ist-Zustands umgesetzt werden sollen. Dabei gilt es klar zu benennen: Was ist jeweils das (Teil-)Problem, das die Maßnahme lösen soll? Wie wird das Problem gelöst? Wer ist verantwortlich? Wann wird die Maßnahme ausgeführt? Wo wird sie durchgeführt?
6. Erfolgswirkung: In diesem Schritt wird geprüft, wie erfolgreich die Maßnahmen waren und welchen Beitrag sie zur Zielerreichung geleistet haben. Die grafische Darstellung der gemessenen Wirkung erleichtert die Verständlichkeit.
7. Standardisierung und Follow-up: Beim Follow-up wird der Gesamtprozess evaluiert. Festgelegt werden Maßnahmen, um die erreichten Verbesserungen durch Standardisierung zu sichern und weiter voranzutreiben. Erfolgreiche Gegenmaßnahmen werden standardisiert. Außerdem wird überlegt, wie erhaltene Erkenntnisse für andere Problem- und Arbeitsbereiche nutz- und anwendbar gemacht werden können.

Vorteile der A3 Methode

Die Vorteile der A3-Methode liegen darin, dass

• Problemursachen schnell erkannt werden, da sich die Anwender intensiv mit der Problemstellung auseinandersetzen müssen.
• die Sachlage durch die übersichtliche Darstellung verständlich gemacht wird. Dies erleichtert die gezielte Ausarbeitung und Umsetzung von Strategien im kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
• der Teamgedanke gefördert wird, da alle Mitwirkenden in die Bearbeitung des A3-Reports einbezogen und animiert werden, sich intensiv mit dem Problem, seinen Auswirkungen und Lösungsmöglichkeiten zu beschäftigen.
• das Formular flexibel auf die individuelle Situation angepasst werden kann. Das ermöglicht sowohl die Ausarbeitung einer zielgerichteten und effizienten Lösungsstrategie als auch die Steuerung von Projekten und Besprechungen. Durch Verknüpfung mehrerer Dokumente lassen sich Projekte koordinieren.
• das Verantwortungsbewusstsein zum eigenständigen Lösen und Analysieren von Problemen und Ausführen komplexer Aufgaben gestärkt wird.

Die Arbeit mit dem A3-Report erfordert von allen Prozessbeteiligten spezielle Fähigkeiten. Vor allem die Führungskräfte müssen sich intensiver mit den wertschöpfenden Prozessen befassen und sich als Lernbegleiter für ihre Mitarbeiter verstehen. Trotz anfänglicher Mehrbelastung werden Führungskräfte aufgrund der selbstständigen Problemlösung durch die Mitarbeitende mittelfristig entlastet. Je mehr Kompetenz und Routine die Mitarbeiter im eigenständigen Lösen von Problemen haben, desto mehr und komplexere Aufgaben können Führungskräfte den Mitarbeitern übertragen.